Medewerkers controleren die thuiswerken, mag dat?

Thuiswerken: van de één op de andere dag lijkt dit het nieuwe normaal. Voor velen was het even omschakelen, maar inmiddels lijken we onze draai in de digitale wereld steeds beter te vinden. Ook bij werkgevers heeft het koudwatervrees plaatsgemaakt voor positieve ervaringen: steeds vaker ervaren zij zelfs de voordelen van thuiswerken. Wel blijkt het voor werkgevers lastig om controle uit te oefenen op thuiswerkende medewerkers. Er is geen toezicht meer op wat er zich thuis afspeelt. Een ‘thuiswerkcontrole’ klinkt dan verleidelijk, maar hoe ver mag je als werkgever gaan in het controleren van medewerkers die thuiswerken?

Controle op thuiswerken door werkgever

Het controleren van medewerkers die thuiswerken hoeft niet per definitie slecht te zijn. Sterker nog, als werkgever is het jouw taak om erop toe te zien dat werknemers gezond en veilig kunnen thuiswerken. Je wilt immers altijd het beste voor jouw mensen. Toch zijn er strikte voorwaarden en afspraken waar het controleren van werknemers die thuiswerken aan moet voldoen om de schending van privacy te voorkomen. Eén daarvan is het hebben van een legitiem doel.

Een legitiem doel voor controle

Wil je jouw werknemers controleren tijdens het thuiswerken? Dan moet er sprake zijn van een legitiem doel en/of gerechtvaardigd belang. Een voorbeeld van een doel is bijvoorbeeld een controle op hoe medewerkers omgaan met bedrijfsgevoelige informatie of het gebruik van een streng beveiligd ICT-systeem. Van belang hierbij is dat het doel niet op een minder ingrijpende manier kan worden nagestreefd. Dat wil zeggen: de manier van controleren moet noodzakelijk op de gekozen wijze uitgevoerd kunnen worden.  En onthoud dat het belang van de controle zwaarder weegt, dan de privacy van de werknemer.

Informeren controle tegenover medewerkers die thuiswerken

Voordat je de thuiswerkende medewerker controleert, moet hij of zij op de hoogte zijn gesteld van welk gedrag wel en niet is toegestaan. Dit kan bijvoorbeeld middels een digitale gedragscode of een protocol. Is een controle nog noodzakelijk? Dan moet de medewerker die thuiswerkt vooraf geïnformeerd worden over de controle die gaat plaatsvinden. De werkgever is tijdens de controle verplicht om rekening te houden met  vertrouwelijke communicatie. Zo mag een werkgever jouw persoonlijke mails niet inzien.

Instemming van de ondernemingsraad

Tot slot moet je voorafgaand aan de controle instemming hebben van de ondernemingsraad (OR) om deze daadwerkelijk te mogen uitvoeren. Heb je dit niet? Dan mag er geen controle plaatsvinden. Wanneer er geen OR binnen jouw onderneming is, dan geldt deze regel niet.

Conclusie

Controleren mag, maar met oog op de privacy van de werknemer. Is het voor jouw onderneming echt nodig om strenge controles uit te voeren? Kies dan voor een vorm van controle met zo min mogelijk impact op de privacy van de werknemer. Of zet in op vertrouwen en voer af en toe een digitaal 1-op-1 gesprek met jouw thuiswerkende medewerkers. Daarmee bouw je ook nog eens aan een goede zakenrelatie!